🔎 Kurzfassung – Was ist ein sicherer virtueller Datenraum?

• 🔐 Maximale Sicherheit: AES-256-Verschlüsselung, TLS/SSL & Ende-zu-Ende-Schutz
• 👤 Zugriffskontrolle: Benutzerrechte, 2-Faktor-Authentifizierung & Aktivitätsprotokolle
• 💾 Automatische Backups: Wiederherstellung bei Ausfällen oder Angriffen
• 📜 Rechtskonformität: DSGVO- & BDSG-konform, ISO 27001 / SOC 2 zertifiziert
• ✅ Ideal für: Due Diligence, M&A, vertrauliche Kommunikation

Cyberkriminalität gehört in Deutschland zur Tagesordnung. Im Informationszeitalter sind Daten wertvoller denn je und exemplarisch gab es 2023 alleine in Deutschland mehr als 134.000 registrierte Cyberangriffe mit einem Gesamtschaden von über 150 Milliarden Euro. Man braucht kein Mathematiker zu sein, um anhand dieser Zahlen zu erkennen, dass Cybersicherheit von entscheidender Wichtigkeit für annähernd alle Unternehmen ist. 

Um Ihre IT-Sicherheit zu erhöhen und den Datenaustausch vor Zugriffen von Dritten zu schützen, richten viele Unternehmen einen sicheren Datenraum (engl. Virtual Data Room, VDR) ein. Ein solcher virtueller Datenraum ist eine Art digitaler Aktenschrank, nur dass hierfür weder ein schweres Vorhängeschloss, noch ein Sicherheitsdienst gebraucht werden. Stattdessen setzt ein sicherer Datenraum modernste Verschlüsselungstechniken und viele weitere technischen Möglichkeiten ein, um Ihre sensiblen Daten vor dem Zugriff von Unbefugten zu schützen 

In diesem Artikel erfahren Sie nun alles Wichtige, was Sie zum Thema virtueller Datenraum wissen müssen und wie Sie den richtigen Datenraum-Anbieter für Ihre Bedürfnisse finden können. Konkret klären wir für Sie unter anderem folgende Fragen:

• Was ist ein sicherer Datenraum und warum benötigen Sie einen?
• Welche Funktionen hat eine virtuelle Datenraum-Software?
• Welches sind die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen, die eine solche Software für Sie treffen sollte?
• Was ist die Best Practice für die Einrichtung und Wartung solcher Softwareanwendungen?
• Welche Anbieter für Datenraum-Software gibt es auf dem deutschen Markt?

 Was ist ein Secure Data Room?

Ein virtueller Datenraum ist eine Art digitales Hochsicherheitsgebäude, in dem Ihre Daten gelagert und vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden. Klassisch werden sensible Daten in einem physischen, abgetrennten Raum gelagert und der Zugang zu diesem Ort ist reglementiert und bewacht. Das digitale Äquivalent dazu ist ein virtueller Datenraum. 

Ein Secure Data Room ist dabei aber auch von der herkömmlichen Cloud-Lösung zu unterscheiden. Während reguläre Clouds sich zwar gut dafür eignen, die Online-Zusammenarbeit flexibel und ortsunabhängig zu gestalten, sind sie oftmals nicht ideal, um sensible Informationen wie Kundendaten zu sichern. 

Ein virtueller Datenraum dagegen verfügt über erweiterte Sicherheitsfunktionen.
Hier finden besonders starke Verschlüsselungstechniken Anwendung, um Ihre Daten zu schützen. Oftmals können Sie auch detailliert festlegen, wer Zugriff auf welche Dokumente und Geschäftsinformationen hat und alle Zugriffe werden von der Datenraum-Software protokolliert. Diese und weitere Maßnahmen erhöhen die Sicherheit Ihrer Daten, wodurch Sie sowohl das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartner in Ihr Unternehmen steigern, als auch sicherstellen, dass Datenschutzgesetze wie die DSGVO eingehalten werden. 

 Wofür brauchen Sie einen sicheren Datenraum?

Egal ob Wirtschaftsspionage oder Erpressung, Malware, Trojaner oder Social Engineering –  rund um die Uhr werden Dateien und Unterlagen von Kriminellen aus aller Welt gestohlen und für Ihre Machenschaften genutzt. Jedes Jahr gibt es zahlreiche neue Bedrohungen und seine Daten ungeschützt zu lassen, lässt sich damit vergleichen, das Auto mit Schlüssel im Zündschloss am Straßenrand abzustellen.  

Die Erfahrungen zeigen aber, dass wehrhafte Systeme den Hackern Grenzen setzen und diese vor zu viel Gegenwehr oft zurückschrecken und die Angriffe abbrechen. Folgende Vorteile kann ein Datenraum Ihnen und Ihrem Unternehmen unter anderem bieten:

• Abwehr von unbefugten Zugriffen. Moderne Sicherheitstechniken und Verschlüsselungen schützen sensible Daten vor dem Zugriff und den neugierigen Augen unbefugter Personen. 
• Rechtskonformität: In Europa ist der Datenschutz gesetzlich geregelt und Unternehmen sind verpflichtet, Kundendaten vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verstößen drohen hohe Geldstrafen. Ein virtueller Datenraum schützt Ihre Daten besser und minimiert das Risiko von Rechtsverletzungen. 
• Transparenz und Kontrolle: Ein virtueller Datenraum protokolliert sämtliche Transaktionen, jeden Zugriff auf Dateien und jeden Datenaustausch. Sie können somit zurückverfolgen, wer wann Zugriff auf die sensiblen Daten hatte und ggf. Sicherheitslecks identifizieren und beseitigen. Außerdem können Sie auch im Detail festlegen, welcher Mitarbeitende Zugang zu welchen Ordnern und Dokumenten hat und welche Berechtigungen genau erteilt werden. 
• Flexibilität und Geschwindigkeit: Einer der Vorteile, die ein Datenraum gegenüber einer klassischen analogen Lösung hat, ist, dass die Verwaltung der Daten und die Online-Zusammenarbeit ortsunabhängig möglich und ohne Verzögerung zu erledigen ist. Im Gegensatz zu anderen Online-Speichern wie der Cloud-Lösung oder dem Schriftverkehr per Mail, genießen Sie im Virtual Data Room trotzdem die volle Sicherheit, die Ihnen andere Softwareanwendungen nicht bieten können.

Wie schützt ein Datenraum Ihre Daten

Dass ein Datenraum Ihnen und Ihrem Unternehmen enorme Vorteile bringen kann, haben wir mittlerweile unter Beweis gestellt. Wie genau schützt ein solcher Datenraum Ihre Daten aber?

Moderne Verschlüsselungstechniken

Datenraumanbieter gehen bei den getroffenen Verschlüsselungsmaßnahmen einen Schritt weiter, als die reguläre Cloud-basierte-Lösung. Ein virtueller Datenraum arbeitet mit der modernsten Verschlüsselungstechnik wie z. B. der AES-256-Bit-Verschlüsselung, die auch von Banken und Regierungen weltweit genutzt wird und aufgrund ihrer Komplexität als fast unmöglich zu knacken gilt. Zusätzlich finden oft auch andere Techniken wie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und TLS/SSL-Verschlüsselungen Anwendung.

Zugriffskontrollen & Benutzer-Authentifizierung

In einem virtuellen Datenraum können Sie kleingliedrig festzulegen, welche Personen genau über welche Berechtigungen für bestimmte Ordner und Dokumente verfügen. Unternehmen können hier anpassen, ob eine Person ein Dokument z. B. nur lesen, oder auch bearbeiten darf und ob ein Download zulässig ist.

Die Zugriffe werden zudem dokumentiert, was dabei hilft, mögliche Täter zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen. Das kann zum Beispiel durch dynamische Wasserzeichen unterstützt werden, die die bearbeitende Person mit IP- und Mail-Adresse und anderen möglichen Informationen identifiziert. Zudem wird in der Regel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt, um den Zugriff durch Unbefugte weiter zu erschweren und sicherzustellen, dass die entsprechende Person die ist, als die sie sich ausgibt.

Datensicherung & Notfallwiederherstellung

Fast genauso dramatisch wie ein Datenleck kann auch der Verlust wichtiger Daten sein. Ein virtueller Datenraum kann daher automatische Backups für Sie erstellen, die in einem Extremfall wie einem Serverausfall oder einem Cyberangriff buchstäblich Gold wert sind. In diesem Zusammenhang wird auch von Disaster-Recovery-Plänen gesprochen. 

Dadurch, dass die Daten nicht verloren gehen, können Sie relativ schnell nach einem Unfall wieder zum Tagesgeschehen zurückkehren und es entstehen keine weiteren Kosten für einen langen Betriebsausfall. Außerdem werden Sie nicht in kritischen Geschäftsbereichen durch den Verlust von wichtigen Informationen zurückgeworfen. 

Gesetzliche Vorschriften & Compliance

Datenschutz wird vom Gesetzgeber in Europa großgeschrieben. In Deutschland finden daher zahlreiche Gesetze Anwendung, die den Umgang mit Kundendaten durch Unternehmen gesetzlich regeln. Besonders relevante Gesetze sind in diesem Zusammenhang die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Ein virtueller Datenraum hilft Ihnen durch die erhöhte Sicherheit Strafzahlungen und andere unangenehme Folgen eines Verstoßes gegen die Datenschutzgesetze zu verhindern.

Wenn Datenraum-Anbieter festgelegte Sicherheitsstandards erfüllen, können sie dies mit Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 beweisen.  Bei der Auswahl eines Datenraumanbieters sollte darauf geachtet werden, dass diese Zertifikate vorliegen und regelmäßig aktualisiert werden. Beachten Sie, dass viele Anbieter zwar angeben, die Standards zu erfüllen, aber nicht tatsächlich zertifiziert sind. 

Best Practices für die optimale Nutzung eines sicheren Datenraums

Die Nutzung eines virtuellen Datenraums alleine führt noch nicht zum Erfolg. Wenn Sie jedoch folgende Ratschläge beherzigen, steht der erfolgreichen Einrichtung und dem langfristigen Sicherheitszugewinn nichts mehr im Wege.

Regelmäßige Sicherheitsupdates

Cyberkriminelle passen ihre Methoden laufend an und entwickeln immer neue Wege, um verbesserte Sicherheitssystem zu umgehen. Es ist eine Art Katz-und-Maus-Spiel, bei dem Sicherheitssystem gegen bestehende Gefahren gesichert werden, während Hacker wieder neue Bedrohungen entwickeln. Damit Sie den immer neuen Herausforderungen gewachsen sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Systeme immer auf dem aktuellsten Stand der Technik sind. Sicherheitsupdates sind daher unverzichtbar und sollten immer schnellstmöglich durchgeführt werden, wenn welche verfügbar sind. 

Nicht nur die Datenraum-Software selbst sollte regelmäßig upgedatet werden, sondern auch alle damit verbundenen Systeme und Netzwerkkomponenten. Ganz besonderes Augenmerk sollten Sie auch auf Firewalls und VPN-Appliances legen, denn die sind besonders wichtig, um sich gegen drohende Gefahren durch Cyberkriminelle zu verteidigen. 

Schulung der Mitarbeiter zur Cybersicherheit

Ein Unternehmen besteht nicht aus Computern und Zahlen, sondern in allererster Linie aus seinen Menschen. Was Cybersicherheit angeht, sollten deshalb immer die Mitarbeitenden bedacht und regelmäßig geschult und sensibilisiert werden. Nicht nur durch Strategien wie Social Engeniering ist es von bedeutender Entscheidung, dass die Mitarbeitenden immer auf dem neusten Stand der Sicherheitslage sind und potenzielle Bedrohungen identifizieren können.

Effektive Schulungsprogramme zur Cybersicherheit sollten folgende Aspekte umfassen:

1. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber, welche Gefahren es gibt und wie Cyberkriminelle vorgehen. Nur wenn die Mitarbeitenden die Bedrohungen kennen, können sie sie im Ernstfall auch identifizieren und beheben. 
2. Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, wie ein sicherer Umgang mit Daten funktioniert. Klassisch gehören zu den Schwachstellen zum Beispiel zu einfache Passwörter oder ein Mangel an Aktualisierung der selbigen. 
3. Informieren Sie Ihre Angestellten darüber, was in einem Ernstfall zu tun ist. Erklären Sie ihnen, wie sie Sicherheitsvorfälle melden können und wie sie mit einer Bedrohung umgehen müssen. 
4. Machen Sie regelmäßig Schulungen zu dem Themengebiet und frischen Sie das Wissen Ihrer Angestellten so regelmäßig auf. Zum einen wird gelerntes sonst oft allzu schnell vergessen, zum anderen gibt es immer neue Gefahren und das Wissen im Bereich IT-Sicherheit ist besonders schnell überholt. 

Kontinuierliches Monitoring

Mit der Hilfe von Echtzeit-Überwachungsfunktionen lassen sich verdächtige Aktivitäten frühzeitig identifizieren und vielfach kann ein Schaden abgewendet werden. Im Audit-Log (dem Sicherheitsprotokoll) werden alle Aktivitäten dokumentiert und auf Muster untersucht. Wenn irreguläre Aktivitäten erkannt werden, wird sofort Alarm ausgelöst. Dadurch lassen sich potenzielle Sicherheitsvorfälle oft frühzeitig abwehren.

Penetrationstests und Schwachstellenanalysen

Um zu wissen, wie verteidigungsfähig ein Datenraum ist, sind regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenanalysen notwendig. Experten für Cybersicherheit simulieren bei einem Penetrationstest reale Angriffe und prüfen so, ob ein virtueller Datenraum Sicherheitslücken hat oder ob es möglich ist, durch Social Engeneering an relevante Zugangsdaten und Informationen zu kommen.

Eine Schwachstellenanalyse hingegen simuliert keinen realen Angriff, sondern stellt eine automatisierte oder manuelle Prüfung des Sicherheitssystems auf Schwachstellen dar. So können selbige geschlossen werden und Sie sind den Angreifern immer einen Schritt voraus.

Vorteile eines virtuellen Datenraums

Die Nutzung von einem Data Room bietet Ihnen zahlreiche Vorteile und schützt dabei nicht nur Ihre Dateien, sondern vielfach auch Ihre Seriosität und Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden. Egal welches Produkt oder welche Dienstleistung Sie anbieten –  Eine Plattform mit Sicherheitslücken verliert schnell die Gunst der Kundschaft.

Erhöhte Datensicherheit

Der entscheidendste aller Vorteile ist die erhöhte Sicherheit Ihrer Daten. Mit modernen Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen, kontinuierlichem Monitoring und vielen anderen technischen Mitteln, wird es Kriminellen deutlich erschwert, Ihre Daten zu stehlen. Selbst im Falle eines Cyberangriffs bleiben die Daten durch Sicherheitsmechanismen wie digitale Rechteverwaltung (DRM) und Wasserzeichen geschützt. 

Wenn es zu einem Unfall wie einem Serverausfall kommt, können Sie dank der Disaster-Recovery-Pläne ohne großen Datenverlust und in kurzer Zeit zum Tagesgeschäft zurückkehren.

Erhöhtes Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern

Würden Sie Ihre Daten jemandem anvertrauen, von dem Sie nicht wissen, ob er Sie schützt? Genauso wie Sie, würden auch Ihre Kunden und Geschäftspartner erwarten, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um die Sicherheit ihrer Daten zu gewährleisten. 

Ein sicherer Datenraum schafft Transparenz und drückt aus, dass Sie und Ihr Unternehmen den Datenschutz ernst nehmen. Die Möglichkeit, gezielt Berechtigungen zu vergeben und Aktivitäten zu protokollieren, schafft zudem auch über ein Unternehmen hinaus die Bedingungen für eine sichere Zusammenarbeit. Ganz besonders wichtig ist die Sicherheit natürlich bei sensiblen Transaktionen wie M&A-Deals oder Due-Diligence-Prüfungen.

Geringere Kosten und erhöhte Geschwindigkeit durch digitale Datenverarbeitung

Stellen Sie sich vor, die Akten werden physisch in einem gesicherten Raum gelagert. Das nimmt viel Fläche ein und produziert inklusive der notwendigen Bewachung und Sicherung hohe Kosten. Durch den Einsatz eines virtuellen Datenraums entfallen diese Kosten.  

Durch den erhöhten Grad an Automatisierung wird der Arbeitsaufwand geringer und Prozesse können viel schneller durchgeführt werden, als es im analogen Zeitalter vorstellbar gewesen wäre. Außerdem ist die Zusammenarbeit dezentral von unterschiedlichen Orten aus möglich und nicht an einen tatsächlichen, physischen Datenraum gebunden.

Einhaltung der geltenden Gesetze

Wie bereits besprochen, gelten in Deutschland strenge Datenschutzgesetze. Unternehmen, die gegen diese Gesetze verstoßen, werden oft mit hohen Strafen belegt und erleiden neben einem möglichen Schaden durch den Datenverlust selbst, auch einen weiteren finanziellen Schaden. 

Diese Vorgaben und auch die anfallenden Strafen werden in Deutschland hauptsächlich durch die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das die DSGVO auf nationaler Ebene ergänzt, geregelt. 

Ein virtueller Datenraum schafft Ihnen eine erhöhte Sicherheit und kann damit sogar rechtliche Schwierigkeiten von Ihnen fernhalten. Sicherheits-Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 bestätigen, dass ein Anbieter strenge Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien einhält und gelten als sicheres Zeichen dafür, dass die Daten hier sicher sind. 

Anbieter sicherer Datenräume auf dem deutschen Markt

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an eine virtuelle Datenraum-Software und jeder Anbieter hat eigene Schwerpunkte. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl des Anbieters genau darauf zu achten, dass Ihre Ansprüche von der jeweiligen Software bedient werden. 

Wir empfehlen grundsätzlichen, einen Datenraum-Anbieter aus Deutschland zu wählen, denn so können Sie sicher sein, dass DSGVO und BDSG eingehalten werden. Wir empfehlen nicht, einen Anbieter zu nutzen, der die Daten außerhalb von der EU speichert. Dies kann dazu führen, dass diese unter Umständen nicht der DSGVO unterliegen. 

Deutsche Lösungen bieten zudem oft auch einen deutschsprachigen Support an, was ein großer Vorteil ist. Zusätzlich sollten Sie bei der Auswahl Ihres virtuellen Datenraum-Anbieters auf Folgendes achten:

• Benutzeroberfläche und -Freundlichkeit.
• Gibt es eine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2?
• Bietet der virtuelle Datenraum Anbieter regelmäßige Softwareupdates an?
• Auf welche Art von Datenraum hat sich der Anbieter spezialisiert?

Zu den besten Anbietern für sichere Datenräume gehören aktuell zum Beispiel:

Fazit

Sie haben nun eine Vorstellung davon, was Cybersicherheit bedeutet, was ein sicherer Datenraum ist und wie ein virtueller Datenraum Ihre Cybersicherheit erhöhen kann. Bei der Auswahl von einem Anbieter sollten Sie darauf achten, dass die gesetzlichen Grundlagen zum Datenschutz eingehalten werden. Außerdem ist es wichtig, dass es regelmäßige Sicherheitsupdates gibt und dass von dem Data Room starke Verschlüsselungstechnologien genutzt werden.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie den Cyberkriminellen zuvor kommen und immer eine Nasenlänge voraus sein können? Dann laden Sie sich jetzt unsere kostenlose Sicherheits-Checkliste herunter und abonnieren Sie unseren Newsletter, um stets über die neusten Entwicklungen in der Cybersicherheit informiert zu bleiben. Wenn Sie bereits auf der konkreten Suche nach einem virtuellen Datenraum sind, empfehlen wir Ihnen, gleiche eine kostenfreie Demo-Version Ihres Favoriten herunterzuladen und sich mit ihr vertraut machen. Denn bei Sicherheit gilt: lieber früher als später! 

💬 Häufige Fragen (FAQ)

Was unterscheidet einen sicheren Datenraum von einer Cloud?
→ Ein Datenraum bietet zusätzliche Sicherheitsebenen, Protokollierung & rechtliche Compliance.

Wer kann auf die Daten zugreifen?
→ Nur autorisierte Nutzer mit individuellen Rechten, geschützt durch 2-Faktor-Authentifizierung.

Sind meine Daten auch bei einem Cyberangriff sicher?
→ Ja, durch automatische Backups und Notfallpläne bleiben Ihre Daten verfügbar.

Erfüllt der Datenraum gesetzliche Anforderungen?
→ Ja, mit ISO- oder SOC-Zertifizierungen ist der Datenraum DSGVO-konform.

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